הקמת מערך ניהול ידע בארגון

ניהול ידע

בחברות גדולות ובתאגידי ענק המנהלים ערניים מאד לנושא הידע של בעלי התפקידים ולכן הם מקימים בסיוע של אנשים שהם מומחים בתחום זה, מערך של ניהול ידע ומידע. מדובר שהוא נושא אקוטי ולכן מתבצע ברמה הפנים ארגונית כדי להיערך כראוי לכל תרחיש. אדם שעובד תקופה ארוכה בתפקיד מסוים ומבצע בכל יום את כל המהלכים הנדרשים מחזיק למעשה את כל הידע ואת כל המידע על אופן ביצוע התפקיד הספציפי בראשו. הן אם מדובר בתפקיד ניהולי בכיר והן אם מדובר בעובד ממחלקה ספציפית, בשני המקרים אין אדם נוסף שמכיר באופן מעמיק את התפקיד. באופן תיאורטי וגם מעשי עלול להיווצר מצב שבו העובד יקודם לתפקיד אחר, יחליט שהוא מתפטר או גרוע מזה הוא ייפצע או יחלה וביום אחד הוא יפסיק להגיע למקום העבודה.

במצב מסוג זה, אף אחד לא יוכל למלא את תפקידו לאור חוסר המיומנות והניסיון ותחום זה יהפוך לבעייתי בהתנהלות של העסק. כדי למנוע מצבים קיצוניים מסוג זה, חייב להיות בכל חברה מאגר של ניהול מידע וידע אשר חולש באופן רוחבי על כל רבדי הניהול והעשייה בעסק. כל עובד שמבצע את תפקידו לאורך תקופות ארוכות כבר יודע כיצד לבצע כל משימה ואיך לפעול במקרים שונים אשר קורים ביום יום. את כל המהלכים הללו מעלים למערך המידע כך שיוכלו להשתמש בו בעת הצורך.

ניהול ידע עבור חילופי תפקידים

במקרים שבהם עובד מסוים מקודם לתפקיד בכיר יותר, הוא מבצע חפיפת תפקיד לעובד שנבחר לבצע את תפקידו הקודם. לכן הוא עובד אתו תקופה מסוימת על פי הצורך, כדי שהעובד החדש יוכל לבצע את התפקיד על הצד הטוב ביותר. גם לאחר מכן העובד נשאר במערכת ויוכל לסייע פה ושם עד שהנושא ייקלט במאה אחוז. אך במקרה של עזיבה פתאומית, העובד החדש ישתמש במערך ניהול ידע וכך לאט לאט יקלוט את התפקיד תוך למידה עצמית.

איש מקצוע לעריכת המידע של החברה

איש מקצוע שלמד ומכיר את תחום ניהול ידע באופן מקיף, עורך מפגשים עם כל אחד העובדים בחברה ורושם את כל תחומי העיסוק שלו, במה הוא מטפל, עם אילו גורמים פנימיים וחיצוניים הוא בקשר. כיצד הוא מנהל את הדברים ואיך הוא פותר בעיות כאלה ואחרות. מסתבר שכאשר מנתחים את התפקידים שנראים פשוטים לפרטים, נחשפת האמת שכוללת המון שכבות של עשייה, בטיפול באין ספור תקלות תוך מציאת פתרונות שונים.

איסוף מידע מכל עובדי החברה

כדי לבצע עבודה מושלמת, איש המקצוע נפגש עם כל אחד מהעובדים ולאט לאט כבר יש דוחות מוכנים של חלק מהעובדים. הוא מעביר להם את הדוחות כדי שיעיינו בהם ובמידת הצורך הם יוסיפו פרטים של ניהול ידע, או יערכו סעיף זה או אחר שלא מספיק ברור.

הדוח הסופי הוא הבסיס לכל תחומי העיסוק של כל חברה ולכן הוא כה אקוטי.

חדשות אילת והערבה - יום יום באילת